[DAP 전문가 가이드] 2.2.1 정보 요구 사항 수집

정보 요구 사항 수집 형태

사용자 정보 요구 사항 수집을 위한 다양한 소스 형태

• 관련 문서 수집
• 사용자 면담을 통한 수집
• 워크숍을 통한 수집
• 현행 업무 처리 매뉴얼을 통한 수집
• 현행 정보시스템 관련 산출물을 통한 수집

 

관련 문서 수집

문서 수집 목적

- 구현 시스템의 대상과 범위를 좀 더 명확하게 정의하고 기업과 업종에 대해 잘 이해하기 위하여 업종에 대해 잘 이해하기 위하여 업종, 경영 전략, 정보시스템 등에 대한 과거 실적 자료 및 향후 계획 등의 자료를 수집함

 

문서 수집 자료

정보 요구 사항에 도움이 되는 자료의 종류

• 경영 계획에 대한 자료
  • 예) 중장기 경영 전략, 향후 3년에 대한 경영 계획서
• 정보시스템에 대한 자료
  • 예) 현행 발행 보고서, 전산 처리 의뢰서
• 과거 수행한 컨설팅 보고서
• 전산 처리 업무 매뉴얼
• 현업 부서 업무 자료
  • 예) 실무 교육 자료

문서 수집 원칙

• 문서는 기존에 보유하고 있는 문서를 변형하지 않고 수집하고, 정보시스템에 대한 자료는 별도의 정리 양식을 이용하여 작성한다.
• 수집된 문서를 바탕으로 경영 및 정보시스템 현황에 대한 요약표를 작성하여 그 내용을 숙지한다.
• 수집된 문서들은 계획 수립 기간, 문서 관리자를 지정하여 운영한다.
• 유형별 문서를 향후 활용을 위하여 문서 분류 방식을 결정한 후에 일정한 장소에 보관한다.
• 수집된 문서는 통상 대외비의 성격이 강하므로 개인별로 보관하는 것을 통제하고, 문서 보안 관리에 주의한다.

사용자 면담

- 분석가가 특정 관점에서의 업무 요건이나 업무 절차를 조사하기 위하여 일반적으로 한 명(혹은 두 명)의 실무자와 대면하여 질의와 응답을 통해 정보를 수집하는 방법

- 특히 프로세스와 프로시저에 대한 이해를 얻기 위한 준비 단계 또는 워크숍 진행을 돕기 위한 준비 단계에 유용함

 

<면담자별 역할>

모델	활용 방안
면담자	- 면담을 진행한다. - 면담의 취지를 설명하고 면담 대상자에게 질문한다.
기록자	- 면담 대상자의 답변 내용을 기록한다.   (내용을 요약하지 말고 표현 그대로를 기록해야 한다) - 면담 대상자의 답변 내용을 충분히 이해하고 기록하기 위하여 면담 대상 업무에 대한 사전 지식이 있어야 한다. - 면담 종료 시에 기록 내용 중 주요 사항(수치, 업무 분장 및 책임소재 조직 등에 대한 내용)을 확인한다.
관찰자	- 면담이 수행 의도대로 진행되고 있는가를 관찰한다. - 면담이 주제의 범위를 벗어나는 경우, 주의를 환기시킨다. - 면담자가 놓치는 부분에 대하여 보충 질문을 한다. - 최종적으로 면담의 종료에 대해 판단한다.

 

 

면담 수행 시 고려 사항

• 면담 시간 준수 : 면담 시간이 초과되지 않도록 하며, 면담 시작 전에 예상 시간을 확인하고, 면담 종료 10분 전에 얼마나 많은 내용을 진행했는지 확인하고, 추가적인 시간이 요구되는 경우 향후의 추가 면담 일정을 문의한다.
• 비밀 보장 : 면담 대상자가 원하는 사항에 대해서는 비밀 보장을 약속한다. 면담을 시작할 때 면담 대상자에게 외부에 누출되거나 특정인에게 알려지면 안 되는 사항들을 지적해 줄 것을 요청한다.
• 기대 수준 설정 : 기존의 요구 또는 잠재적인 요구의 파악에 있으며, 시스템의 설계는 후속적으로 이루어질 것이라는 것을 주지시킨다.
• 면담 범위 준수 : 토의가 다른 업무 범위를 다룰 경우에는 면담 주제로 돌아가기에 앞서 토의 사항을 명확히 한 후 향후 해당 업무 부서와의 면담 시에 확인하도록 한다.
• 적절한 대상자 선정 : 면담에 적절한 사람을 결정한 후 면담을 종료한다.
• 응답 유도 : 응답자가 대답하지 않거나 협조하지 않는 경우에 재빨리 잘못된 부분을 지적하고 개방적인 질문으로 응답을 유도한다.
• 면담 내용 문서화 : 기록자는 면담 내용을 가능한 한 완전하게 기록하고 추가적인 내용을 기록하기 위한 충분한 여백을 확보한다. 면담 기록지는 기록자 혼자서만 보는 것이 아니라는 것을 명심한다.
• 잘못된 선입견의 배제 : 현재 갖고 있는 선입견들이 문제를 유발할 수 있으면 이를 버리고 업무에 대한 면담 대상자의 관점에 대하여 다시 질문한다.

 

워크숍

워크숍 개요 및 목적

- 워크숍이란 어떠한 목적을 달성하기 위하여 전문 진행자의 진행 아래 프로젝트의 현업 부서 측과 전산 부서 측의 주요 구성원들이 함께 참여하는 회의이다.

 

워크숍의 주요 목적

• 경영층 또는 현업 부서장의 공통된 의견을 도출한다.
• 유사한 업무 또는 관련된 업무 등을 수행하는 부서에 대한 면담에 드는 노력을 절감한다.
• 전문가들의 판단력을 이용하여 최적의 결론을 도출한다.

워크숍 준비

워크숍 사전 준비 사항

• 워크숍 과제 선정과 계획 수립
• 참가 대상자 선정
• 참가 대상자에 대한 사전 브리핑 및 교육 훈련
• 킥오프 모임 수행
• 워크숍 자료 준비
• 설비와 물품 준비
• 워크숍 장소 선정
• 워크숍 기간 선정 프로그램 준비

워크숍 수행

- 올바른 의사소통과 투명성을 위하여 전문 용어의 사용은 가능한 한 자제하고 사용자 입장의 언어를 사용하도록 함

 

워크숍 수행 단계

• 워크숍 개시
  • 워크숍의 시작을 알리고 간략한 인사의 말을 한다.
  • 부수적인 항목들(휴게실 위치, 흡연 구역 등)에 대해서 공지한다.
  • 일정을 확인한다.
• 워크숍 수행 준비
  • 워크숍의 목적과 접근 방법의 개요를 설명한다.
  • 사용자로 하여금 워크숍의 목적을 재확인한다.
  • 워크숍 기간 동안 작업을 수행하기 위하여 필요한 기법들을 습득한다.
• 워크숍 수행
  • 구체적인 워크숍 수행 방식은 형태나 특정 목적에 따라 다르게 수행한다.
  • 워크숍의 목적에 맞게 진행될 수 있도록 조정하고 관찰한다.
  • 세부적인 진행 방법 등은 기법을 이용한다.
• 워크숍 종료
  • 종료할 때는 진행 일정을 확인하고 진행 사항을 요약한다.
  • 워크숍 과정에서 도출된 요구 사항을 공유할 수 있도록 요약하고, 책임자가 전체에게 공유하여 1차적으로 검토받을 수 있도록 한다.

 

현행 업무 조사서

- 업무 조사는 전체 부서에 대하여 동일한 기준으로 조사하는 것을 원칙으로 함

 

현행 프로그램/데이터 관련 문서

- 현행 시스템에 대한 자료 수집은 향후 사용자 요구 사항을 좀 더 세부적으로 진행하기 위한 사전 단계로서 반영되어야 할 현행 시스템의 업무 요건을 빠짐없이 파악하기 위한 작업임